Zabrałem się za ten tekst z pewną obawą. Wiem, że patologie występują w wielu różnych branżach, ale większość ludzi uważa, że w księgowości nie ma na to miejsca. Niestety nic bardziej mylnego.

W naszej praktyce bardzo często spotykamy się z przypadkami firm, których dokumentacja księgowa nie jest na bieżąco poprawnie prowadzona. Na rynku trwa wojna cenowa podsycana jeszcze przez różne usługi online, które obiecują pełną obsługę księgową w bardzo niskich cenach. Oczywiście z reguły jest to całkowita nieprawda, ale każdy z usługodawców próbuje znaleźć sposób by usługę wykonać jak najtaniej, czyli by jak najmniej absorbować swój czas. Powoduje to niestety, że bardzo często przychodzą do nas klienci z dramatycznie źle prowadzoną rachunkowością. Często brakuje ważnych wydruków, wiele obowiązków nie jest dopilnowanych. Aby w takiej sytuacji zapewnić minimum bezpieczeństwa podatkowego, musimy często mozolnie odtwarzać dokumentację za zeszłe okresy. Powoduje to oczywiście dodatkowe koszty po stronie klienta, a także niepotrzebny stres i zupełnie niepotrzebny ogromny wysiłek. Potencjalne zagrożenia wynikające z oszczędnej księgowości, mogą być naprawdę ogromne. Ludzie często nie rozumieją, że z powodu drobnej oszczędności czasu i pieniędzy ryzykują tak naprawdę cały dorobek swojego życia.

Czy można się jakoś ustrzec? Jak rozpoznać, że nasza księgowość może nie być do końca pełna i bezpieczna. Można oczywiście skorzystać z profesjonalnej usługi audytu i poprosić o sprawdzenie np. jednego miesiąca pod względem dopełnienia formalności (można między innymi skorzystać z tej usługi w biurze rachunkowym Nexlink). Innym sposobem jest poproszenie księgowości o pilne przesłanie np. zestawienia obrotów i sald z ostatniego miesiąca. Jeżeli księgowa prześle to np. w ciągu godziny to prawdopodobnie wszystko jest ok. Jeżeli jednak poinformuje, że podeśle dopiero za 2-3 dni, to powinniśmy zrobić się czujni.

Niektórzy w tym momencie powiedzą, że może nie mają super księgowości, ale przynajmniej jest tania i jak do tej pory nie ponoszą żadnych konsekwencji pewnych niedoróbek. Warto jednak w tym momencie przyjrzeć się, co się dzieje w otoczeniu prawno-administracyjnym w Polsce. Postępująca automatyzacja procesów kontroli dzięki zaawansowanym narzędziom informatycznym, wdrożenie plików raportujących JPK dla wszystkich rodzajów działalności od roku 2018, do tego uszczelnienie systemu podatkowego i wdrożenie klauzul prawnych umożliwiających kwestionowanie praktycznie każdej transakcji gospodarczej (klauzula przeciwko unikaniu opodatkowania). Wszystko to powoduje, że organy kontroli coraz łatwiej i coraz taniej, mogą niemal w czasie rzeczywistym kontrolować naszą działalność. Czy na pewno jesteśmy gotowi na te zmiany? Czy warto ryzykować? Pozostawiam to pytanie bez odpowiedzi, licząc na Państwa refleksję.

 

Więcej o sposobów wykrywania nieprawidłowości w księgowości oraz co można zyskać inwestując w wysokiej jakości usługę – w drugiej części artykułu już za 2 tygodnie.

 

Dla wszystkich zainteresowanych tematem zapraszam do rozmowy: jakub.glowacz@nexlink.pl  Chętnie udzielę cennych wskazówek wszystkim zaniepokojonym.