Każda organizacja będąca uczestnikiem życia gospodarczego, musi prowadzić swoje rachunki zgodnie z zasadami księgowości. Obowiązek ten wymaga często fachowej wiedzy z dziedzin, które do łatwych nie należą, czyli prawa podatkowego i rachunkowości. Podmioty gospodarcze w różny sposób zapewniają spełnienie tego wymogu np. poprzez zatrudnienie księgowego lub podpisania umowy z biurem rachunkowym. Czasami sam właściciel, szczególnie małej firmy, próbuje zajmować się tym tematem we własnym zakresie.

Powstaje pytanie czy są w tej dziedzinie jakieś zagrożenia? Dlaczego w ogóle warto zadbać by mieć dobrze prowadzoną księgowość? Czy nie wystarczy po prostu wybrać opcję najtańszą, bo księgowość to po prostu księgowość i trzeba ją rozpatrywać tylko z punktu widzenia korzyści ekonomicznej (poniesienia jak najniższego kosztu). Postaram się wyczerpująco odpowiedzieć na te pytania, również w szerszym kontekście zmieniającego się otoczenia gospodarczego oraz aktualnych zmian podatkowych.

Jako współwłaściciel biura rachunkowego obserwuję najnowsze trendy, a także nieprawidłowości, które pojawiają się w branży usług księgowych. Niestety w ostatnich czasach, tak jak w wielu innych dziedzinach związanych z usługami, następuje wyraźna erozja jakości w celu zwiększenia efektywności procesów. Pojawia się ogromna ilość pomysłów jak przyspieszyć księgowanie, za pomocą środków informatycznych lub przez ignorowanie różnych mniej ważnych formalności. Powstaje mnóstwo firm, które tak naprawdę tylko pomagają w księgowaniu poprzez program księgowy online. W takiej sytuacji to klient wprowadza dokumenty do systemu, zaś automat lub operator w postaci księgowego pomaga odpowiednio zakwalifikować dokument. Zaletą takiego rozwiązania jest niska cena oraz teoretyczna możliwość sprawdzania swoich rachunków w każdym miejscu z Internetem. Wadą jest mała możliwość sprawdzenia prawidłowości dokumentów i dopytania o praktyczne szczegóły w kwestii prowadzonej działalności. Dokumenty księgowe są przechowywane przez klienta pod jego adresem i w razie kontroli musi sam występować przed kontrolerami.

Innym popularnym sposobem poradzenia sobie z tematem jest oddanie księgowości do biura rachunkowego. Niestety w związku z zaciętą wojną cenową i praktykami by za wszelką cenę obniżać koszty, możemy zetknąć się z inną patologią, którą osobiście nazywam „fabryką księgowości”. Pojęciem tym, nazywam biura, które wyspecjalizowały się w księgowości masowej, przypominającej trochę ustandaryzowaną produkcję. Nie ma w nich miejsca na refleksję, ponieważ nawał pracy jest tak duży, że można tylko i wyłącznie zaksięgować na podstawie dokumentów przedłożonych przez klienta, bez dopytywania o szczegóły i dociekania czy transakcja jest udokumentowana poprawnie. Osoby oddające się w opiekę takiego biura, nie są w stanie same stwierdzić czy wszystkie niezbędne obowiązki są poprawnie wykonywane. Często problemy pojawiają się dopiero po pewnym czasie, gdy klient nie pamięta dokładnie przebiegu zdarzeń a wykonawca usługi z łatwością unika odpowiedzialności za swoją pracę.

W swojej praktyce spotkaliśmy się z naprawdę wieloma firmami, których księgi rachunkowe zawierały ogromne ilości braków i nieścisłości. Często niestety znajdujemy również bardzo poważne błędy, które wpływają na wysokość zobowiązań podatkowych. Przypadki są bardzo zróżnicowane, ale mają jeden wspólny mianownik. Chęć obniżenia kosztu księgowości i pewna niefrasobliwość odnośnie obowiązków formalnych prowadzą do dość nieprzyjemnych konsekwencji i jeszcze większego zużycia czasu do wyprostowania całości. Nie chcę w tym momencie nawiązywać do dotkliwych kar, które może na każdego z nas nałożyć Urząd Skarbowy. Zawsze wiąże się to z wielkim stresem, ogromną ilością straconego czasu i osobistą stycznością z biurokratyczną machiną naszego Państwa.

Część osób zakłada jednak, że jak posiada mały biznes to może sobie pozwolić na pewną dozę niedokładności i „zapomnieć” o części formalności. Poniekąd do pewnego momentu mieli oni rację. Aparat skarbowy od paru lat walczy o zwiększenie efektywności swoich działań. Bardzo zaszkodziły mu PR-owo historie drobnych przedsiębiorców, którzy z powodu swojej niewiedzy byli często niszczeni ekonomicznie. Skarbówka postanowiła nakierować swoje działania na większe podmioty, gdzie znalezienie nieprawidłowości miało szansę na odpowiednią stopę zwrotu podatku. Rzeczywiście kontrole mniejszych podmiotów stały się rzadkością, co onieśmieliło wielu do bardzo liberalnego podejścia co do ewidencji transakcji.

Od pewnego czasu zmienił się jednak klimat w sferze polityki podatkowej oraz w mentalności zwykłych obywateli. Duże firmy zaczęły być piętnowane za agresywną politykę optymalizacyjną, nakierowaną za wszelką cenę na ograniczenie podatków do niezbędnego minimum. Stąd głośno zrobiło się o efektywnej stopie podatkowej takich gigantów jak Google, Facebook i wiele innych. Również na naszym podwórku wskazano kilku gigantów, którzy korzystali z optymalizacji poprzez pośredników np. z Cypru. Pojawiło się również inne znaczące zjawisko, które uderzyło boleśnie w najważniejszy podatek dla utrzymania Państwa, czyli VAT. Karuzele VAT-owskie, o których tu mowa to prawdziwa plaga, która szybko zainfekowała system podatkowy w całej Europie (szczególnie wysoka skala zjawiska jest w Polsce). Procederem zajęły się zorganizowane grupy przestępcze, które szybko odkryły, że przestępstwa te nie odbiegają rentownością od handlu żywym towarem lub narkotyków, zaś potencjalne sankcje i ryzyko są wielokrotnie niższe. Pojawiła się dziura z dochodach z VAT i Aparat Skarbowy musiał podjąć zdecydowane działania by temu przeciwdziałać. Pojawiły się nowe obowiązki i nowe przepisy, które niestety miały dotyczyć wszystkich podatników, bo z góry nie da się oddzielić uczciwych od tych, którzy oszukują. Jedną z najbardziej spektakularnych zmian jest pojawienie się obowiązku przesyłania do Urzędów Skarbowych tzw. Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK). Na początku dotyczył on tylko największych firm, ale od stycznia 2018 będą go musieli przesyłać wszyscy, nawet mikroprzedsiębiorstwa. Plik JPK w formie, którą musimy wysyłać do Urzędu Skarbowego zawiera pełną informacje o ewidencji vat w naszej firmie (o szczegółach naszych kontrahentów, wysokości transakcji itp.). Urząd Skarbowy może rówież poprosić nas o przesłanie pełnej struktury pliku JPK do kontroli wyciągów bankowych, magazynu, ewidencja zakupu i i sprzedaży, faktury vat, PKPiR, księga rachunkowa, ewidencja przychodów.

Co to oznacza w praktyce? To, że będziemy wysyłać do organów podatkowych bardzo szczegółowe informacje o działaniu naszej firmy. Fiskus chce te dane zbierać i odpowiednio analizować. Powstają do tego specjalne algorytmy, które wyłapią podejrzane transakcje lub dziwnie działającą firmę. Nowe narzędzia informatyczne usprawnią więc kontrolę skarbową na niespotykaną do tej pory skalę. Nikt nie będzie się musiał pofatygować do naszego małego biznesu by mozolnie przeglądać segregatory, ponieważ sami na siebie doniesiemy przez wysłanie plików. Odpowiednio przygotowany algorytm oceni i z ogromną prędkością odsłoni wszystkie braki i nieścisłości. Oznacza to, że zasada jestem zbyt mały by ktoś mnie kontrolował w przyszłym roku przestanie obowiązywać. Pozostał więc czas do końca roku, by się odpowiednio przygotować do nowej rzeczywistości pod okiem wielkiego brata. Zalecamy wszystkim skorzystanie z usług rzetelnego biura rachunkowego zatrudniającego specjalistów, które zapewni Państwu spokojny sen i pełną transparentność w stosunku do organów podatkowych. Przecież nikt z Państwa nie buduje z trudem swojego biznesu tylko po to by ryzykować stratę wszystkiego przez niedopełnienie jakiejś formalności. Warto o tym pamiętać i roztropnie dobierać partnerów w dziedzinie usług księgowych.

 

Ja ze swojej strony polecam biuro rachunkowe Nexlink. Zapraszam do kontaktu i zapoznania się z ofertą promocyjną, a także odwiedzenia naszej strony internetowej